Kit animation des pôles métier

 FICHE 1 KIT

Un Kit pour qui ?

Vous reprenez l'animation d'un Pôle métier existant ? Vous souhaitez lancer un nouveau pôle métier ? Vous vous interroger sur la pérennité ou l'évolution de votre Pôle métier ?

Ce kit s’adresse aux animateurs.trices des pôles métier de GéoBretagne ou partenaires animant ou souhaitant animer un nouveau pôle métier.

Un Kit pourquoi ?

Ce kit favorise la prise en main de l'animation d'un pôle métier pour un animateur en

  • améliorant l'acculturation à Géobretagne
  • généralisant les bonnes pratiques
  • partageant la connaissance des outils
  • et en uniformisant la communication auprès des acteurs de la thématique du pôle métier

Que contient ce kit ?

  • une présentation support de GéoBretagne
  • une plaquette de présentation
  • le rapport d'activités de l'année précédente
  • la charte partenariale fixant le cadre général de GéoBretagne
     

Comment l’utiliser ?

Ce kit est conçu comme un appui pour la mise en œuvre des pôles métier de GéoBretagne en déclinant le cycle de vie d'un pôle métier en 4 étapes.

Il est utilisable en priorité pour la phase de démarrage d'un nouveau pôle métier.

Pour chaque étape, une fiche est disponible avec les objectifs, le déroulé des actions, les outils et les bonnes pratiques recensées.

 FICHE 2 CONTEXTE

GÉOBRETAGNE


Le partenariat GéoBretagne ?

Pour améliorer la connaissance des territoires, la Préfecture de la Région Bretagne et la Région Bretagne ont mis en place une démarche partenariale d’échange de données avec les acteurs publics de l’aménagement du territoire : services de l’État, collectivités locales, établissements publics, agences d’urbanisme, groupements d’intérêt public, chambres consulaires, etc. La mise en place de cette démarche favorise l’interopérabilité et la mutualisation des systèmes d’informations géographiques préconisée au niveau national et européen, avec la directive INSPIRE.

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Quelle gouvernance ?

La démarche est inscrite dans le Contrat de Projets État-Région en Bretagne. Son pilotage est assuré par la Préfecture de Région Bretagne et la Région Bretagne. Elle s’organise autour d’une assemblée générale, d’un comité exécutif, d’un comité technique et de pôles métier.

L’adhésion au partenariat est subordonnée à la signature d’une charte qui précise les conditions d’accès à la plateforme :

  • les rôles et responsabilités de chacun ;
  • la description des données mises à disposition par les partenaires ;
  • le cadre à la coopération entre les participants.

Quels avantages ?

La plateforme GéoBretagne :

  • propose un accès libre aux données des partenaires. L'adhésion d'un partenaire se traduit par une mise en partage des données dont il dispose ;
  • donne accès à des référentiels à jour, dont l’acquisition est financée par la Région Bretagne (SCAN25 ®, BDCARTO ®) et les collectivités de Bretagne (photographie aérienne, occupation du sol) ;
  • valorise la production de données métier issues des travaux des pôles métier ;
  • assure la diffusion des données dans le cadre de la directive européenne INSPIRE.

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LES PÔLES MÉTIER


LES PRINCIPES GÉNÉRAUX

Les pôles métier offrent aux partenaires de GéoBretagne un lieu d'échange dédié à une thématique et des outils pour favoriser la mise en cohérence des données et leur partage. Ils n'ont pas mission d'observatoire, mais appuient ceux-ci en amont avec un dispositif de partage de données.

LE RÔLE DES PÔLES MÉTIER

Les pôles métier visent à :

  • améliorer la création, la structuration et l'administration des données géographiques de la thématique,
  • améliorer et développer la diffusion des données géographiques de la thématique,
  • mettre en œuvre des démarches et des outils mutualisés adaptés aux besoins spécifiques des partenaires sur la thématique.

Pour remplir ces objectifs, les pôles métier :

  • identifient les besoins communs des partenaires en matière d'information géographique dans la réalisation de leurs missions (outils, données, organisation, compétence, etc.) et identifient les projets à mener pour les satisfaire,
  • élaborent la méthodologie de réalisation et construisent la feuille de route,
  • proposent la feuille de route au comité technique et à l'assemblée générale pour approbation,
  • s'organisent afin de mettre en œuvre les moyens pour conduire les projets validés,
  • conduisent les projets.

LA CONSTITUTION DES PÔLES MÉTIER

Ils sont composés, dans la mesure du possible, des représentants de l’ensemble des partenaires travaillant sur le thème. Les personnes qui y participent sont correspondants techniques ou représentants des structures partenaires, spécialisés dans le thème ou métier concerné. Le pôle métier reçoit de plus le soutien technique de l'équipe projet de GéoBretagne.

Ils sont également ouverts aux structures non partenaires intéressées par la thématique.

LE RÔLE DE L'ANIMATEUR

L'assemblée générale approuve les représentants de partenaires souhaitant s'investir dans l'animation des pôles métier, c'est à dire dans l'organisation des réunions, la synthèse des échanges, l'élaboration et le suivi de la feuille de route.
Le ou les animateurs doit avoir suivi la formation de niveau 1 de GéoBretagne et connaître les principes de fonctionnement de Géobretagne et d'Inspire.

L'ARTICULATION AVEC LES OBSERVATOIRES THÉMATIQUES

 FICHE 3 LES PÔLES METIER

INTRODUCTION CYCLE DE VIE

La démarche en un schéma

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ÉTAPE 1 DÉFINITION


OBJECTIF : DÉFINIR LE PÔLE MÉTIER

Cette étape doit permettre de définir le cadre du pôle métier. La création est entérinée lors de l'assemblée générale.

DÉROULÉ

1.1 DÉFINIR LES BESOINS

Les participants au pôle métier en cours de constitution :

  • identifient les besoins communs des partenaires en matière d'information géographique dans la réalisation de leurs missions (outils, données, organisation, compétence, etc.) et identifient les projets à mener pour les satisfaire,
  • élaborent la méthodologie de réalisation et construisent la feuille de route,
  • proposent la feuille de route au comité technique et à l'assemblée générale pour approbation,
  • réalisent un premier état des lieux de l'existant : inventaire des données disponibles, des bonnes pratiques
  • s'organisent afin de mettre en œuvre les moyens pour conduire les projets validés,
  • conduisent les projets.

L'ORIGINE DE LA COMMANDE

La commande initiale de création du pôle métier peut provenir :

  • une commande locale ou auto-saisine d'un partenaire
  • un cadre réglementaire (législation nationale)
  • une commande du comité exécutif

1.2 RÉDIGER LA FEUILLE DE ROUTE

La feuille de route décrit :

  • Le contexte
  • Les objectifs
  • L’animation
  • Les missions
  • Le périmètre : identifier les intervenants

Un modèle de fiche est disponible au sein de la fiche 4 Outils du kit d'animation.
La rédaction de cette fiche doit être collaboratif avec l'ensemble des participants du pôle métier en constitution.

1.3 VALIDER

Avant soumission auprès de l'assemblée générale, la feuille de route doit être validée en groupe de travail.

OUTILS

  • techniques d'animation
  • feuille de route
  • Co-écriture de la feuille de route (framapad)
  • modèle de compte-rendu
  • questionnaire en ligne (framadate, doodle)

BONNES PRATIQUES

  • La recherche de compromis

ÉTAPE 2 CONTRIBUTION


OBJECTIF : METTRE EN OEUVRE

Cette étape doit permettre de définir le cadre du pôle métier. La création est entérinée lors de l'assemblée générale.

DÉROULÉ

2.1 EXPÉRIMENTER

2.2 GROUPE DE TRAVAIL RESTREINT

2.3 ANIMER

OUTILS

  • Communication unifiée
  • Techniques d'animation
  • Outils de valorisation / réutilisation

BONNES PRATIQUES

ÉTAPE 3 VALORISATION


OBJECTIF

Cette étape xxxx.

DÉROULÉ

3.1 PUBLIER

  • Article, documents, compte-rendu
  • Liste GéoBretagne
  • Twitter
  • Réseaux professionnels
  • Groupes de travail nationaux

3.2 RÉDIGER LA SYNTHESE PERMANENTE

Résumé de l'activité du pôle métier alimentant l'AG, CT, rapport d'activités, page de synthèse

3.3 PARTAGER L'INFORMATION ENTRE PM

  • Réunion annuelle des animateurs
  • Montrer les réutilisations
  • Identifier par partenaires : annuaire
  • Rendre compte en comité technique et Assemblée générale
  • Participer à la rédaction du rapport d'activités

OUTILS

  • Site éditorial de GéoBretagne
  • Visualiseur simple ou avancé
  • Applications dédiées

BONNES PRATIQUES

ÉTAPE 4 ÉVALUATION


OBJECTIF

Cette étape doit permettre l'évaluation et l'évolution du pôle métier en fonction des indicateurs figurant dans la feuille de route.

DÉROULÉ

4.1 REALISER UN BILAN PERMANENT

définition des métriques du pôle métier

Interrogation des partenaires

4.2 FAIRE EVOLUER LA FEUILLE DE ROUTE

Le bilan permanent permet une actualisation de la feuille de route Mise en place de services au public avec validation AG

4.3 CLOTURE DU POLE METIER

validation en AG

OUTILS

  • Indicateurs / métriques

BONNES PRATIQUES

 FICHE 4 OUTILS

FEUILLE DE ROUTE


Chaque pôle métier fait l'objet d'une feuille de route rédigée par les participants et validée par l'assemblée générale. Elle synthétise les missions et les objectifs fixés d'un commun accord par l'ensemble des partenaires. Le modèle de feuille de route est annexé à la charte partenariale de GéoBretagne (Annexe 6).

Les feuilles de route sont diffusées sur la page du pôle métier du site éditorial avec une version succincte en introduction du pôle et le lien vers la feuille détaillée.

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COMPTE-RENDU


Chaque pôle métier diffuse à l'issue de chaque réunion, un compte-rendu de la réunion sur la base d'un modèle décliné par pôle métier et reprenant la charte graphique définie (cf. partie charte graphique).
Le modèle est de compte-rendu comprend plusieurs parties :

  • l'ordre du jour
  • la liste des participants présents et excusés
  • un compte-rendu détaillé des échanges en séance
  • les suites à donner
  • la date de la prochaine réunion définie en fin de séance
  • un résumé des actions du pôle métier repris sur la page du PM sur le site éditorial

Ce compte-rendu est rédigé par les animateurs.trices du pôle métier ou la personne en charge nommée en début de réunion. Après validation des membres, il est diffusé auprès des membres du Pm, sur la liste GéoBretagne et sur la page du PM sur le site de GéoBretagne.

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COMMUNICATION


Plusieurs canaux de diffusion sont utilisés pour une communication unifiée :

  • le site éditorial avec un flux d'actualités rss
    site-edito.png
  • la liste GéoBretagne (google groups) en ligne ou par email depuis sa messagerie à l'adresse geobretagne@googlegroups.com

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  • la liste de diffusion des membres actifs du Pôle métier
  • la lettre d'information sur le site éditorial
  • Twitter via l'équipe d’administration GéoBretagne

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SITE ÉDITORIAL


INTRODUCTION

En lien avec les fonctions d'animation du pôle métier, les animateurs gèrent la partie éditoriale du site geobretagne.bzh et plus spécifiquement le contenu de leur pôle :

  • les articles de la rubrique du Pôle métier et/ou sur la page d'accueil
  • les événements de l'agenda : réunion du pôle métier, événement en lien avec le pôle métier
  • les documents : compte-rendu de réunion, présentation
  • le résumé de l'activité du pôle métier

CONNEXION

Les animateurs.trices de Pôle métier dispose d'un compte contributeur en lien avec leur compte GéoBretagne. Les droits sont gérés par les administrateurs de GéoBretagne.
Pour accéder à l’administration du site éditorial, il est nécessaire de se connecter à l'espace partenaire avec les identifiants de son compte GéoBretagne.
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Une fois connecté, une barre de menu est ajoutée sur la page d'accueil de GéoBretagne.

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Plusieurs menus sont disponibles :

  • « Mon espace de travail » offre un tableau de bord de vos contenus
  • Contenu
  • Raccourcis : les raccourcis principaux pour éditer ou ajouter du contenu
  • Se déconnecter

CREER DU CONTENU

Deux méthodes vous permettent de créer/cloner du contenu de type Article / Document / Evènement / Lien :

- via les pages du site : un engrenage apparaît au survol en entête de la page du PM, à l'angle droit du contenant de la page. Un menu déroulant apparaît au clic avec plusieurs options :

  • Ajouter ou cloner un article
    article3.png
  • Ajouter ou cloner un document. Egalement présent au niveau des publications du pôle :
  • Ajouter ou cloner un événement. Egalement présent au niveau de l'agenda du pôle :
    agenda.png

- via le menu d’administration : onglets « Mon espace de travail » offrant un tableau de bord de vos contenus, « Contenu » puis Créer un contenu

article.png

MODIFIER DU CONTENU

Deux méthodes vous permettent de modifier du contenu de type Article / Document / Evènement / Lien :

- via les pages du site : un engrenage apparaît au survol à l'angle du contenant. Un menu déroulant apparaît au clic avec plusieurs options :
contenu_options.png

  • modifier le contenu
  • dépublier le contenu
  • retirer un contenu du haut des listes : option permettant de supprimer l'épinglage du contenu en tête de page
  • promouvoir un contenu en page d'accueil : le contenu est alors affiché sur la page d'accueil

- via le menu d’administration : onglet « Contenu »

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Un moteur de recherche permet de rechercher le contenu à modifier, dépublier, désépingler...

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RESUME DES POLES METIERS

Une page synthétique de l'avancement des travaux de l'ensemble des pôles métier est alimentée par chaque animateur des pôles métier.
Ce contenu est à actualiser après chaque réunion de pôle métier en reprenant une synthèse très épurée (3 à 4 éléments maximun) des travaux du PM.
Ce résumé peut être illustré par les données produites, la réalisation et diffusion d'une couche géographique, une application dédiée (visualiseur simple ou thématique) etc...
La mise à jour du contenu peut être réalisée selon la procédure « Modifier du contenu » expliquée précédemment.

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LES REGLES DE REDACTION DES CONTENUS

  1. Préférer le copier/coller (pour titre, résumé et descriptif) d’un document existant équivalent pour homogénéiser les contenus ou cloner un contenu existant.
  2. Toujours associer les deux thèmes (dans la liste) à un contenu : “pôle métier” et “thématique” (ex. “eau” pour le pôle métier Eau) . On peut sélectionner plusieurs thèmes en maintenant la touche CTRL de la liste des thèmes.
  3. Tous les champs avec un astérisque rouge sont obligatoires
  4. Renseigner les champs en respectant la nomenclature GéoBretagne :
    • Document : Titre de compte-rendu de réunion « Pôle métier Nom - Compte rendu de la réunion du jj/mm/aaaa »
    • Événement : « Pôle métier Nom - Réunion du jj/mm/aaaa », Lieu : indiquer le lieu de la réunion et les sites en visioconférence
    • Feuille de route : « Pôle métier Nom - Feuille de route », etc. - Cf production du PM urbanisme pour exemples)
  5. Ajouter une illustration en fonction du type de contenu via l'outil OpenFile browser :import.png
    • Document : dans le dossier Images, « doc_nomduPM »
    • Evénement : dans le dossier Images, « agenda_nomduPM »
      images.png
    • Feuille de route : dans le dossier Images puis Logos, «FR_nomduPM »
  6. Options de publication :
    • Publié : coché par défaut - le document est publié dans la rubrique ad’hoc du pôle métier
    • Promu en page d'accueil : si le document a vocation à être publié en page d’accueil (en accord avec l’équipe d’administration GéoBretagne)
    • Epinglé en haut des listes : si le document doit se retrouvé en haut de la liste sur la page du pôle métier

ORGANISER UN SONDAGE

Date : ajouter un sondage date

Exemple : http://cms.geobretagne.fr/content/sondage-reunion-ocs56

INSCRIPTION (Webform)

Exemple : http://cms.geobretagne.fr/inscription/AG2016

CHARTE GRAPHIQUE

Pôle métier Code couleur Icône
Animation #a7c02a
Biodiversité

#6bb033

logo_biodiversite.png
Bocage

#a7c02a

logo_bocage.png
Cadastre

#8e8559

Déplacements -
tranport

#cb4f71
Eau #3da5a5
Energie #f19e33
Inspire #59a634
Mer #146af2
Orthophotographie
et MNT
#eb7d24
Référentiel
topographique
#f22614
Télécoms #6a8189
Télédétection #9b59b6
Urbanisme #7f9bc9
Voirie -
Adresse
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